第一条  为规范基金会管理，提高基金会管理、服务水平，基金会办公室安排专人负责本会文件材料的归档、管理工作。

第二条  档案分类

根据项目内容、业务等因素，将基金会档案分为：基金会章程制度、基金会会议材料、捐赠项目材料、上级部门文件、领导批示、会计凭证、年度报告、其他文档等八大类，各类档案根据项目不同分别立卷，若需要可在卷内分目。

第三条  档案名称及编号

基金会档案根据不同分类、卷次和目次进行统一格式命名、编号，同类不同卷的档案的命名和编号前缀必须一致，同卷不同目的档案的命名和编号前缀必须一致。

第四条  归档与档案清理。归档的文件材料必须齐全、完整、准确、真实、系统、签署完备。

 （一）、归档文件，应依类别、卷次、目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码。

 （二）、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称。

第五条  保存期限。文件保存期限除政府有关法令或本基金会其他规章特定者外，依下列规定办理：

 （一）、永久保存：(1)基金会章程；(2)各届理事会成员名簿；(3)基金会相关规程及办事细则；(4)理事会会议记录；(5)基金会年度工作报告；(6)上级机关核准文件；(7)其他经核定须永久保存的文书。

 （二）、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)基金会总结、计划资料；(4)期满或解除之合约；(5)其他经核定须保存10年的文书。

 （三）、1年保存：项目完成后无长期保存必要者。

第六条  年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

第八章 附 则

第七条 本办法自×年×月×日理事会表决通过，即日起施行。

第八条 本办法解释权归云南师范大学教育基金会理事会。