为使云南师范大学教育基金会（下称基金会）管理工作进一步科学化、制度化、规范化。根据国务院《基金会会管理条例》等国家法规法律以及实际需要特制定如下有关制度。

一、基金会办公会议制度

为了更好地开展基金会的各项工作，加强部门之间工作的相互交流与合作，特制定基金会办公会议制度。

（一）基金会办公会议，由秘书长组织召开，基金会会计、出纳、学生助理参会。办公会议一般每周召开一次。办公会议主要总结基金会上周的工作、探讨本周的工作重点，并具体布置工作任务。

（二）坚持民主集中制原则，既要充分发扬民主，又要高度体现集中，为基金会决策提供科学依据。

（三）大力倡导“团结、奉献、务实、见效”的精神。加强团结协作，确立全局观念，互相学习支持，共同做好基金会的各项工作。

（四）由办公室负责会议考勤工作。

（五）因故无法参加或无法准时参加会议者，应以书面形式向秘书长请假，报办公室备案。否则作无故缺席处理。

二、行政事务管理细则

为了加强基金会行政事务工作管理，提高办事效率，节约行政经费开支，根据国家财政部有关规定，结合基金会的实际情况，特制定本管理细则。

（一）文件管理

文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。基金会文件由办公室统一发放、传递、保管和立卷归档。

1、起草文件统一填写云南师范大学教育基金会发文稿，准确注明文号、标题、印数、发送范围。

2、所有文件由基金会办公室起草，秘书长签发，理事长审批。

3、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

4、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

5、被发文单位必须注明单位全称。

6、多页文件应标明页码。

7、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。

8、文件纸一般使用A4型。

9、所有文件一律加盖公章后发送。

10、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。存档时文件需存底稿并附两份正式文件，信函需存底稿。

（二）档案管理

档案是全面反映基金会管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。必须按本制度认真做好档案管理工作。

1、基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

2、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

3、归档后须填写《档案管理登记表》。

4、档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度规定者外，一律按照下列规定办理：

（1）永久保存：基金会章程，理事名册，理事会、监事会会议纪要，基金会证照，各级批文，印鉴，年度财务报表，规章制度，不动产所有权证及其他债权凭证，人事资料，大型活动图片，音像资料以其它核定须永久保存的文书；

（2）十五年保存：会计凭证，其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)；

（3）五年保存：期满或解除的合同协议，完结后的项目方案，其它经核定须保存五年的文书；

（4）一年保存：部门工作计划及工作总结，完结后的部门请求报告，完结后无长期保存必要文书。

5、由基金会主办的文件及大型活动方案，必须统一整理装订，以左方装订为原则，右上角标明档案号。如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

6、所有档案由办公室指派专人保管。

7、其他单位因工作需要调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相关领导人批准后方可调阅。

8、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。借阅时间最长不超过8个工作时。

9、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

10、如调档内容更改，调档时间延长，应按调档程序重新办理。

11、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

12、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

13、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

14、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

（三）公章、介绍信管理

1、根据工作需要，印章有不同的使用范围。为保证基金会的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。

（1）所有公章由办公室指定专人保管。

（2）印章使用前，由经办人填写《印章使用审批单》，并经相关负责人进行审核，秘书长同意后使用。

（3）审批人对文本加盖印章后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存。

（4）印章原则不允许携带外出。如确系特殊需要须经秘书长批准签字后方可借走。借用时须填写《印章借用申请表》，并必须两人以上一起在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还。印章外借期间由签字人承担全部责任。

（5）印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。

（6）若印章在使用、保管过程中不慎遗失，当事人须承担相应的经济责任。

（7）指定保管人对所负责的印章丢失或盗用，须承担所引起的全部经济损失和法律责任。

（8）当印章管理人变动时，应及时办理交接手续，填写“印章交接清单”。

（四） 证照管理制度

1、基金会证照由办公室指定专人统一保管。

2、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，如：基金会法人登记证、法人代码证、法定代表人证书等。

3、证照的使用包括借用、复印等，必须填写《证照使用申请单》。如需使用原件，则须秘书长同意。

4、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。

5、证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。

（六）固定资产管理

1、固定资产包括：单价价值在2000元以上，使用年限在一年以上的财产。

2、现有固定资产以及新增、报废固定资产由办公室指定专人核算，逐项登记，建立台账。

3、办公室每年年底全面清查盘点固定资产状况。遇有损坏、丢失等情况应随时向理事长报告。

4、因个人原因丢失或损坏资产的，应酌情赔偿。

三、理事会制度

1、理事会每年召开二次，原则上在上半年和下半年各开一次；

2、理事会主要讨论决定《基金会管理条例》及各项重大问题；

3、理事会需有三分之二以上理事出席会议方能召开，理事会新做决定须经与会半数以上理事通过方为有效；

4、理事会由理事长主持，监事会成员列席会议；

5、每次理事会后均要形成会议《纪要》；

6、每次理事会前，秘书处要作好提供会议审议内容的材料准备，重要议题，应在会前征求理事的意见。

云南师范大学教育基金会

2020年11月19日